De werkkostenregeling (WKR) is ook in 2025 een belangrijk instrument voor werkgevers om medewerkers fiscaal voordelig extra’s te bieden. In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten, wijzigingen en tips op een rij – met name gericht op werkgevers die werken met een administratie- of accountantskantoor.
Wat is de Werkkostenregeling?
De WKR maakt het mogelijk om vergoedingen, verstrekkingen of voorzieningen aan medewerkers te geven zonder dat hier loonbelasting over hoeft te worden betaald – mits aan de voorwaarden is voldaan. Binnen de regeling zijn er drie categorieën:
- Gerichte vrijstellingen – bijvoorbeeld reiskosten, scholing, arbovoorzieningen.
- Nihilwaarderingen – voorzieningen die op € 0 worden gewaardeerd, zoals koffie of werkkleding.
- Vrije ruimte – een budget berekend over de fiscale loonsom dat vrij besteedbaar is.
De vrije ruimte in 2025
In 2025 gelden de volgende percentages voor de vrije ruimte:
- Tot en met € 400.000 loonsom: 2,00%
- Boven € 400.000 loonsom: 1,18%
Voorbeeld: bij een loonsom van € 500.000 bedraagt de vrije ruimte € 9.180. Let op: zodra je deze ruimte overschrijdt, geldt een eindheffing van 80% over het meerdere.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Gerichte vrijstellingen voorkomen dat bepaalde vergoedingen in de vrije ruimte vallen, zoals:
- Reiskostenvergoeding (maximaal € 0,23 per kilometer).
- Scholingskosten, cursussen en vakliteratuur.
- Arbovoorzieningen en noodzakelijke hulpmiddelen zoals laptops en telefoons.
- Kosten van tijdelijk verblijf of maaltijden tijdens dienstreizen.
Voorzieningen met een nihilwaardering zijn onder andere:
- Koffie en thee op kantoor.
- Werkplekinrichting en werkkleding.
Gebruikelijkheidstoets en voorwaarden
Vergoedingen en verstrekkingen moeten voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Als richtlijn wordt een grens van € 2.400 per medewerker per jaar gehanteerd. Daarboven moet je als werkgever onderbouwen waarom dit gebruikelijk is binnen de branche.
Praktische risico’s
Veel voorkomende valkuilen zijn:
- Vergoedingen onterecht toewijzen aan de vrije ruimte.
- Onvoldoende documentatie of onderbouwing in de administratie.
- Te laat inzicht in de vrije ruimte, waardoor je overschrijdt.
- Vrijstellingen niet benutten, zoals voor reiskosten of arbovoorzieningen.
Tips om de WKR 2025 optimaal te benutten
- Stel vooraf een jaarbudget op en bepaal welke posten onder welke categorie vallen.
- Monitor de vrije ruimte regelmatig, bijvoorbeeld ieder kwartaal.
- Maak maximaal gebruik van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
- Zet de vrije ruimte strategisch in voor kerstpakketten, sportabonnementen of vitaliteitsbudgetten.
- Koppel de regeling aan medewerkerstevredenheid en investeer in thema’s zoals vitaliteit, opleiding of duurzaamheid.
De WKR kan strategisch worden ingezet. Met dezelfde euro’s geef je je medewerkers net wat meer. Zo blijf je een aantrekkelijke werkgever. Bepaal vooraf wat je jaarlijks aan personeelsvoorzieningen wilt uitgeven en onderscheid wat binnen en buiten de vrije ruimte valt. Voer tussentijdse checks uit om bij te sturen en gebruik de vrije ruimte bijvoorbeeld voor: Kerstpakketten Sportabonnementen Bedrijfsfeesten op externe locaties.
Conclusie
De WKR 2025 biedt werkgevers iets meer fiscale ruimte dankzij de verhoging van de vrije ruimte naar 2,00%. Met een goede administratie en strategische keuzes kun je medewerkers aantrekkelijk belonen zonder onverwachte fiscale lasten.
Voor advisering op maat kan je natuurlijk altijd contact opnemen met Maassen Advies.