Spelregels rond gebruik Chat GPT

Richtlijn Gebruik ChatGPT-omgeving

​

Voor alle medewerkers van Maassen Advies en Kupoerus & Partners

​

1. Doel van dit document

Dit document beschrijft de richtlijnen voor het veilig, verantwoord en professioneel gebruik van de gedeelde ChatGPT-omgeving binnen [Bedrijfsnaam].

Als administratiekantoor verwerken wij gevoelige AVG- en financiële gegevens van klanten. Het is daarom essentieel dat ChatGPT zorgvuldig en binnen duidelijke kaders wordt gebruikt.

2. Algemene uitgangspunten

• ChatGPT is een hulpmiddel ter ondersteuning van werkzaamheden, maar:
• Het vervangt geen professionele beoordeling of vakinhoudelijke controle.
• Output moet altijd kritisch worden beoordeeld op juistheid en volledigheid.

Medewerkers blijven zelf verantwoordelijk voor het gebruik en de gedeelde informatie.

3. Risico’s van LLM’s (Large Language Models)

Het gebruik van AI-systemen zoals ChatGPT brengt de volgende risico’s met zich mee:

3.1 Onjuiste of misleidende informatie

ChatGPT kan fouten maken of verouderde informatie geven.

Juridische, fiscale en financiële adviezen mogen nooit blindelings worden overgenomen.

3.2 Privacy- en AVG-risico’s

Ingevoerde gegevens kunnen persoonsgegevens bevatten.

Het delen van klantgegevens kan leiden tot:

• AVG-overtredingen
• Datalekken
• Reputatieschade
• Boetes

3.3 Vertrouwelijkheid

Informatie die wordt ingevoerd in AI-systemen kan mogelijk worden opgeslagen of verwerkt.

Gevoelige bedrijfsinformatie mag niet zonder noodzaak worden ingevoerd.

4. Wat is NIET toegestaan

Binnen de ChatGPT-omgeving is het nadrukkelijk niet toegestaan om:

• Persoonsgegevens van klanten in te voeren (namen, BSN, adressen, IBAN, etc.)
• Financiële klantdata rechtstreeks te uploaden of te plakken
• Volledige jaarrekeningen, belastingaangiften of contracten te delen
• Inloggegevens, wachtwoorden of beveiligingsinformatie te delen
• De omgeving te gebruiken voor privédoeleinden
• Onprofessionele, ongepaste of onbehoorlijke content te genereren
• Toegang te delen met personen buiten de organisatie

5. Wat is WEL toegestaan

ChatGPT mag worden gebruikt voor:

• Het opstellen van algemene teksten (e-mails, memo’s, procedures)
• Samenvatten van anonieme of geanonimiseerde informatie
• Sparren over algemene fiscale of administratieve vraagstukken (zonder klantdata)
• Het verbeteren van formuleringen
• Interne procesoptimalisatie

Let op: Alle klantinformatie moet altijd volledig geanonimiseerd zijn.

6. Beveiliging en toegang

Inloggegevens zijn strikt persoonlijk.

Het delen van login- en wachtwoordgegevens is verboden.

Meld vermoedens van misbruik of datalekken direct bij de directie/IT-verantwoordelijke.

7. Professioneel en ethisch gebruik

Van medewerkers wordt verwacht dat zij:

• De tool professioneel en zorgvuldig gebruiken
• Kritisch blijven op de gegenereerde output
• Geen misleidende of onjuiste informatie verspreiden
• De reputatie van het kantoor niet schaden

Onbehoorlijk gebruik kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

8. Verantwoordelijkheid

Iedere gebruiker blijft volledig verantwoordelijk voor:

• De ingevoerde informatie
• Het gebruik van de gegenereerde output
• Naleving van AVG en interne compliance-regels

Bij twijfel: niet invoeren en eerst overleggen.

9. Eigen verantwoordelijkheid

Door gebruik te maken van de ChatGPT-omgeving verklaart de medewerker:

• Kennis te hebben genomen van deze richtlijnen
• Zich hieraan te houden
• De vertrouwelijkheid van klant- en bedrijfsgegevens te waarborgen